O e-mail, usado de forma eficaz, pode ser um método barato e eficiente de comunicação dentro das empresas. No entanto, muitas coisas podem dar errado ao longo do caminho, devido à natureza do e-mail. Uma política de e-mail abrangente pode ajudar a definir o uso adequado do e-mail, mas mesmo assim, ainda há espaço para ineficiência e lacunas de comunicação.
Falha de comunicação
O e-mail, como forma de comunicação escrita, não vem com todas as pistas não-verbais importantes responsáveis por grande parte do nosso entendimento. Como resultado, o sarcasmo, o humor e as emoções fortes muitas vezes não são bem aceitos pelo leitor. Às vezes funciona ao contrário, com o leitor atribuindo emoção a algo que não foi escrito com essa intenção. Quem não está familiarizado com o e-mail pode começar a escrever em caixa alta ou usar pontuação excessiva para destacar algo, sem perceber que esses elementos carregam emoção. Isso pode levar a falhas de comunicação que podem prejudicar desnecessariamente as relações de trabalho.
Perda de tempo
O e-mail apresenta uma oportunidade de distração no trabalho. Os funcionários podem usar indevidamente o e-mail comercial para enviar notas pessoais ou piadas pelo escritório. Mesmo que o e-mail continue pertinente ao trabalho, no entanto, pode ser uma distração. Digamos que você esteja trabalhando em um projeto, por exemplo, e tenha seu cliente de e-mail aberto em sua área de trabalho - se você ler todos os e-mails que chegam, respondendo a alguns - um projeto que pode ter levado duas horas agora pode levar quatro. Embora verificar o e-mail uma ou duas vezes por dia possa ser mais eficiente e suficiente, muitos acham que podem perder algo importante se não verificarem sua caixa de entrada constantemente.
Problemas de desconexão
Uma vantagem do e-mail é que você pode acessá-lo facilmente de qualquer lugar com uma conexão à Internet. Para algumas empresas, isso também pode ser uma desvantagem séria, ameaçando o equilíbrio entre trabalho / vida pessoal dos funcionários. Os funcionários que estão sempre conectados ao trabalho ficarão exaustos mais rapidamente do que aqueles que reservam tempo para si próprios. Eles podem não passar um tempo de qualidade com suas famílias ou amigos e, como resultado, podem se sentir mais estressados e menos realizados.
Registro permanente
Aqueles que usam e-mail para comunicação dentro das empresas devem tomar cuidado para manter a correspondência civil e clara. Com o e-mail, fica fácil escrever uma resposta rápida e irritada e enviá-la sem pensar muito. Essa resposta rápida e hostil agora está registrada; você não pode voltar atrás. Se funcionários ou empregadores levarem isso ao próximo nível e disserem algo ofensivo ou inapropriado, isso pode ser usado como base para demissão ou mesmo como prova contra eles em tribunal. O e-mail adiciona uma camada de desligamento, dando às pessoas a coragem de dizer coisas que não podem dizer pessoalmente ou pelo telefone.
