O Microsoft Office 2007 inclui um recurso para enviar uma resposta automática às mensagens recebidas. Embora o Microsoft Exchange Server inclua um Assistente de ausência temporária, o Outlook pode replicar esse recurso criando regras e um modelo de e-mail. Cada vez que você recebe um e-mail, o Outlook responde ao remetente com uma resposta automática. Embora o remetente possa enviar vários e-mails, a regra permite apenas uma resposta. Isso evita que os remetentes recebam a mesma resposta várias vezes.
Crie um modelo de resposta automática
Abra o Microsoft Office 2007 e clique no menu "Arquivo". Aponte o mouse para "Novo" e clique em "Mensagem de correio".
Clique na guia "Opções" no grupo Formato. Clique em “Texto Simples”.
Digite a mensagem que deseja enviar como resposta automática no corpo da mensagem.
Clique no “Botão Microsoft Office” e clique em “Salvar como”. O Botão Microsoft Office está localizado na seção superior esquerda da sua mensagem.
Clique em "Modelo do Outlook (* .oft)" na lista suspensa "Salvar como tipo".
Digite um nome de arquivo para o seu modelo de mensagem na caixa “Nome do Arquivo” e pressione “Salvar”.
Crie uma regra de resposta automática
Clique em "Regras e alertas" no menu suspenso "Ferramentas". Clique em "Nova regra".
Clique em "Verificar mensagens quando chegarem" em "Começar com uma regra em branco". Clique em “Avançar”.
Selecione a caixa de seleção "Enviado apenas para mim" em "Quais condições você deseja verificar?" e selecione qualquer outra condição necessária. Clique em “Avançar”. Selecione "Sim" quando for perguntado se deseja que esta regra seja aplicada a cada mensagem recebida.
Marque a caixa "Responder usando um modelo específico" em "O que você deseja fazer com a mensagem?"
Procure em "Etapa 2: Editar a descrição da regra" e escolha "Um modelo específico". Clique em "Modelos de usuário no sistema de arquivos" na caixa de diálogo "Examinar".
Selecione o modelo criado para uma resposta automática e clique em “Abrir”. Clique em “Avançar”.
Selecione quaisquer exceções preferidas à regra e clique em “Avançar”.
Digite um nome para sua nova regra em "Etapa 1: especifique um nome para esta regra" e clique em "Concluir". Sua regra agora está ativada e pronta para uso.
Pontas
O Microsoft Office Online oferece modelos gratuitos de mensagens de ausência temporária disponíveis para download.
Para que as respostas automáticas sejam enviadas, seu computador deve permanecer ligado e o Microsoft Office 2007 deve estar aberto.
Para desativar sua regra, clique no menu "Ferramentas" e clique em "Regras e alertas". Desmarque a caixa da regra que deseja desativar.
