O computador pessoal mudou para sempre a forma como as pessoas fazem negócios: para cada tarefa importante da empresa, existe uma solução de software adequada. Se você ainda está fazendo a contabilidade do seu negócio manualmente, considere as grandes diferenças entre isso e o uso de um software de contabilidade dedicado. Há grandes benefícios em se tornar digital, mas esses benefícios vêm com certos riscos. Tudo depende do que funciona melhor para você e sua empresa.
Precisão e Consistência
O software de contabilidade usa cálculos automatizados para garantir que sua matemática esteja sempre certa. Além disso, a contabilidade computadorizada cria consistência em seus relatórios por meio de formatos de arquivo padronizados e fluxos de trabalho estabelecidos. O software de contabilidade é tão inteligente quanto o usuário, no entanto, e mudar para a contabilidade digital não garante necessariamente a eliminação de erros. No entanto, a contabilidade informatizada, quando executada corretamente, é mais precisa que a contabilidade manual.
Velocidade de entrada
Depois de implementar uma solução informatizada para sua empresa, o tempo que você gasta trabalhando em tarefas de contabilidade deve diminuir muito. Inserir dados por meio de um teclado e deixar o computador fazer o trabalho é mais rápido do que escrever coisas e calcular as contas com uma calculadora, e o software de contabilidade vem com uma variedade de modelos integrados projetados para tornar o processo mais simples. Além disso, os dados inseridos por meio da contabilidade computadorizada podem ser acessados instantaneamente, o que significa que você sempre terá os números mais recentes disponíveis. A desvantagem é que levará algum tempo para se ajustar ao uso do novo software, o que atenua o tempo inicial economizado.
Segurança e proteção
Embora você possa proteger com senha seus dados contábeis e armazená-los no computador de trabalho, a contabilidade manual é menos segura, pois os documentos escritos se acumulam com o tempo e exigem soluções de armazenamento cada vez maiores. Além disso, você pode facilmente fazer backup dos dados de contabilidade digital em uma unidade externa, enquanto deve copiar os dados de contabilidade manual manualmente. Perder seus dados de contabilidade digital é menos dramático do que perder os documentos originais, pois você pode recuperar seus backups com o mínimo de barulho. No entanto, o hardware do computador é mais frágil do que os documentos reais, portanto, você deve tomar medidas para proteger seus dados no caso de um problema de hardware.
Facilidade de distribuição
Na contabilidade manual, você cria e distribui faturas, contas e outros registros manualmente. Com a contabilidade digital, você pode criar o mesmo conjunto de documentos em muito menos tempo e imprimir quantas cópias precisar. Você pode enviar documentos digitais por e-mail, o que permite limitar a quantidade de mídia física que sua empresa realmente precisa usar. Com o software de contabilidade computadorizado, é fácil imprimir, copiar e enviar todos os documentos necessários à sua empresa. No entanto, isso também torna mais fácil para uma parte nefasta interceptar seus dados.
