O Microsoft Office salva automaticamente metadados ocultos e informações pessoais em todos os documentos criados usando o Microsoft Office Program. Nesta postagem, você aprenderá como remover informações e metadados ocultos dos documentos do Microsoft Office, para impedir que alguém faça uso dessas informações.
Informações ocultas anexadas aos arquivos do Office.
Por padrão, o Microsoft Office salva as seguintes informações sempre que você cria e salva um arquivo em um documento do Office.
1. Nome do autor, Nome da empresa, nome da pessoa que salvou o documento recentemente. Outras informações de identificação pessoal (PII), como cabeçalhos de email, informações para envio para revisão, guias de roteamento e nomes de modelos.
2. Documentos compartilhados ou colaborados podem conter marcas de revisão, comentários, anotações com tinta, nomes de pessoas que trabalharam no documento, comentários de revisores e alterações feitas no documento.
3. Data em que o documento foi criado, data em que o documento foi modificado, revisões e versões do documento.
4. O nome do seu computador, o nome do servidor de rede ou do disco rígido em que o documento está salvo.
5. Texto ou células ocultas que você talvez não saiba.
Consequências de dados ocultos em arquivos do Office
Além de transmitir informações confidenciais, os dados ocultos anexados aos seus arquivos também podem criar mal-entendidos, caso existam inconsistências entre o que você relata pessoalmente sobre o trabalho e o que o documento acaba transmitindo através das informações e metadados ocultos anexados.
Por exemplo, você pode informar ao cliente que sua empresa gastou 120 horas-homem para criar o documento. Enquanto alguém do lado do cliente pode acessar os dados ocultos anexados ao seu documento e concluir que o documento foi criado por outra empresa, e alguém na sua empresa mal passou uma hora olhando o documento.
Embora seja bastante comum nos negócios sublocar trabalho, talvez você não deseje revelar essas informações aos seus clientes.
Outras situações em que dados ocultos podem causar problemas
Em outras situações, há preocupações de privacidade com a maneira como o Microsoft Office anexa metadados e informações pessoais aos documentos.
1. Você pode registrar uma reclamação anônima apenas para descobrir que seu nome e detalhes estavam acessíveis através de metadados ocultos de arquivos.
2. Você pode publicar um documento em um site, esperando permanecer anônimo. No entanto, você não sabia que o documento tinha informações suficientes sobre você nos metadados ocultos dos arquivos.
3. Pode haver cabeçalhos, rodapés, marcas d'água e texto oculto de documentos vinculados aos seus documentos. Eles podem transmitir informações confidenciais, segredos comerciais e outras informações sobre as quais você não deseja ser aberto.
4. Você ou outras pessoas que trabalharam na criação de um documento podem ter feito certos comentários / observações que podem não ser apropriados para serem enviados a um cliente. Eles podem ser anexados ao seu documento e podem não ser óbvios quando você o visualiza.
Portanto, faz todo o sentido verificar e limpar os metadados ocultos de um documento do escritório antes de publicá-lo on-line ou enviá-lo para um cliente.
Remover informações ocultas de documentos do Office
Veja como você pode visualizar e remover dados ocultos e informações pessoais de arquivos do Office criados usando o Microsoft Office 2007, onde os metadados estão mais ocultos, em comparação com o Office 2010 e 2013.
1. Abra o arquivo do qual você deseja remover as informações ocultas.
2. Clique no botão Office no menu superior da faixa de opções (veja a imagem abaixo)
3. Aponte para Preparar e clique em Inspecionar documento (veja a imagem abaixo).
4. Você será direcionado para a tela Inspetor de documentos, nesse clique em Inspecionar.
5. O Windows inspecionará os documentos e exibirá os resultados da inspeção para sua análise (veja a imagem abaixo).
6. Clique em Remover tudo na seção Propriedades do documento e informações pessoais para remover todas as suas informações pessoais que o Office anexou ao seu documento. Você pode estender esse procedimento para outras seções que deseja remover.
7. Na tela seguinte, o Windows confirmará a remoção das propriedades e informações pessoais do documento.
Como você pode ver em "Nota: algumas alterações não podem ser desfeitas", você não poderá recuperar as informações que serão excluídas por este procedimento.
Portanto, convém fazer uma cópia de backup para uso e referência antes de limpar informações pessoais e outros dados do arquivo que você enviará.
Remover dados ocultos dos documentos do Office 2010 e 2013
1. Clique na guia Arquivo e, em seguida, clique em Informações.
2. Clique em Verificar problemas e, em seguida, clique em Inspecionar documento (consulte a imagem abaixo).
3. Você pode deixar todas as opções selecionadas, marcadas como estão ou escolher as seções nas quais deseja examinar o documento.
4. Clique em Inspecionar e o Office examinará o documento para os metadados ocultos selecionados.
5. Revise os resultados da inspeção de documentos na caixa de diálogo Inspetor de documentos.
6. Clique no botão Remover tudo ao lado dos resultados da inspeção para os tipos de dados ocultos que você deseja remover do documento.
Pare o Office de anexar informações
Infelizmente, não há realmente nenhuma maneira de ajustar as configurações e impedir o Microsoft Office de salvar informações pessoais e metadados em arquivos.
No entanto, no Office 2013, você pode definir o arquivo do Office em que está trabalhando para remover automaticamente os metadados sempre que o arquivo for salvo. Dessa forma, você pode evitar as chances de não se lembrar de remover informações ocultas do arquivo antes de enviá-las ao cliente.
1. Clique no menu Arquivo.
2. Clique em Opções e selecione a categoria Central de Confiabilidade.
3. Clique no botão Configurações da Central de Confiabilidade e selecione Opções de Privacidade.
4. Habilite a opção "Remover informações pessoais das propriedades do arquivo ao salvar".
Nota: Às vezes você pode encontrar “Remover informações pessoais….” opção indisponível para marcação. Se for esse o caso, clique no botão Inspetor de documentos (veja a imagem acima), deixe o Inspetor de documentos remover todas as informações ocultas anexadas ao documento.
Em seguida, você pode salvar o arquivo e tentar acessar as opções de privacidade da Central de Confiabilidade novamente. Desta vez, a opção deve estar disponível e você deve poder clicar na caixa de seleção.
Você precisa estar ciente de que essa configuração é limitada apenas ao arquivo atual e não se aplica a outros arquivos que você criou antes dessa configuração ou a novos arquivos que você criará usando o Microsoft office. No Microsoft Office, não há como definir essa configuração como padrão ou torná-la aplicável em todo o sistema.
