A era digital nos deu muitas maneiras de nos comunicarmos - de textos ao Skype e cerca de uma dúzia de tecnologias intermediárias. Tanto a comunicação verbal quanto a escrita têm seu lugar nos negócios hoje, e um escritório produtivo incentiva a etiqueta em todos os métodos de comunicação. Usar apenas um ou outro dublê as habilidades de um funcionário para se comunicar de forma eficaz com clientes, clientes e colegas. Embora o e-mail possa mostrar seu histórico de trabalho meticuloso, não há emoticon tão eficaz quanto um sorriso real, cara a cara, quando você fala.
Registros
Há uma razão pela qual os e-mails são frequentemente mencionados durante escândalos governamentais; eles mostram não apenas o que alguém disse, mas quando eles disseram, então, quando você precisa de um registro duradouro da comunicação com alguém, o e-mail fornece uma trilha de papel digital. Além disso, as memórias das conversas das pessoas podem variar ao longo do tempo, elas podem não tirar detalhes importantes de uma discussão verbal e é mais fácil fazer backup de seu ponto de vista em uma situação de escritório quando você tem uma cópia digital para provar isso. Se alguém excluir seu e-mail ou insistir que nunca o recebeu, seu único registro pode ser sua pasta ‘Enviados’. O e-mail também pode ser uma forma eficaz de ver o histórico de um projeto e quem foi o ativo mais valioso da equipe.
Compreensão
A comunicação entre colegas de trabalho envolve mais do que apenas palavras. Seus colegas leem sua expressão e sua linguagem corporal e registram o tom de sua voz durante uma conversa. Quando você está cara a cara com alguém, você pega essas pistas e elas ajudam a aprofundar sua compreensão do significado da outra pessoa. Embora um e-mail bem redigido possa ser direto e claro, às vezes as palavras em uma tela podem ser mal interpretadas e ofender, especialmente se você tentar o sarcasmo ou o humor. Também pode levar menos tempo simplesmente caminhar pelo corredor ou pegar o telefone e discutir preocupações em detalhes do que escrever um e-mail longo.
Emoção
Às vezes, é muito difícil discutir certas situações com colegas de trabalho, e as pessoas muitas vezes recorrem ao e-mail para se expressar sem ficarem confusas. Você tem tempo para pensar no que quer dizer e pode transmitir essa mensagem sem nervosismo ou gagueira. Você tem tempo para elaborar uma pergunta ou comentário inteligente e fundamentado. Essa pode ser uma via de mão dupla, no entanto, porque alguns funcionários acham mais fácil ser sarcástico, insultuoso ou rude quando se comunicam por e-mail. Quando as emoções estão altas, as pessoas costumam enviar mensagens usando palavras que nunca usariam pessoalmente.
Habilidades sociais
Escrever e-mails pode permitir que os colegas de trabalho evitem conversas desagradáveis ou difíceis, mas não os ajuda a aprender a resolver o problema de frente. Embora uma conversa cara a cara possa parecer estranha às vezes, a experiência diminuirá esse sentimento. Falar com colegas de trabalho o torna mais consciente de sua própria comunicação não verbal. Conversar cria laços no escritório e mostra respeito pelas pessoas, seja um elogio por um trabalho bem feito ou um aviso por uma situação inaceitável.
