Embora possa parecer um acéfalo, há um pouco de arte em configurar uma reunião de negócios por e-mail. Se você planeja incluir o almoço em sua reunião, terá mais algumas coisas a considerar. A ideia básica aqui é não pensar demais e desperdiçar um trabalho precioso ou tempo pessoal com os detalhes - mas, ao mesmo tempo, você desejará manter as necessidades e motivações da outra pessoa em mente.
Passo 1
Escreva uma informação relevante na linha de assunto do e-mail, o que indica que o e-mail é um convite para o almoço. Não use letras maiúsculas ou emoticons irritantes na linha de assunto - ou em qualquer lugar da comunicação empresarial, por falar nisso. Em vez disso, declare seu propósito de maneira clara e profissional; por exemplo, você pode simplesmente digitar "Reunião com almoço na quarta-feira?" ou algo semelhante.
Passo 2
Comece com uma saudação cordial e profissional. Se você estiver falando pelo primeiro nome com esse contato comercial, não há problema em se dirigir à pessoa pelo primeiro nome na saudação, como "Caro Scott" ou simplesmente "Scott:". Se você não conhece a pessoa muito bem, use o sobrenome e "Sr." ou "Sra."
etapa 3
Declare que gostaria de encontrar a pessoa para um almoço e, em seguida, diga por que deseja encontrá-la.
Passo 4
Forneça algumas opções de data e hora, com base em seu conhecimento da agenda da pessoa. Se você estiver conhecendo o dono de um restaurante cujo restaurante oferece uma oferta especial às sextas-feiras, por exemplo, não peça a ele para se encontrar na sexta-feira. Diga à pessoa os dias e horários em que você está disponível, oferecendo alguns dias ou horários para escolher. Você também pode deixar a data e a hora ao critério da outra pessoa - mas fazer isso pode significar mais e-mails para a frente e para trás para decidir sobre uma data mutuamente conveniente.
Etapa 5
Sugira alguns restaurantes que considere adequados para o tipo de reunião que terá. Por exemplo, se você tem detalhes sérios e íntimos para discutir sobre os negócios da pessoa, provavelmente é uma má ideia sugerir um encontro no pub local onde todos os seus amigos se reúnem regularmente. Da mesma forma que você sugeriu várias datas e horários, sugira alguns lugares para dar a outra pessoa a chance de escolher.
Etapa 6
Informe ao destinatário suas próximas etapas, bem como quaisquer detalhes que ele queira saber sobre o seu acompanhamento. Se precisar de uma resposta dentro de um determinado período de tempo para poder manter sua agenda livre, diga-lhe de maneira cortês. Se você for ficar fora da cidade por alguns dias após o e-mail, diga a ele que você entrará em contato com ele quando voltar.
Assine de maneira cordial, como "Atenciosamente" ou "Atenciosamente". Se seus e-mails não tiverem uma linha de assinatura automática anexada que forneça seus detalhes de contato, certifique-se de fornecer seu número de telefone e qualquer outra informação de contato importante na parte inferior do e-mail.
