De acordo com o Google, os lembretes de eventos definidos no Outlook ou no calendário do Google devem ser sincronizados entre os dois serviços. Depois de sincronizar o Google Agenda com o Outlook, você pode modificar o lembrete do evento em qualquer um dos serviços. Você pode sincronizar qualquer Google Agenda de sua propriedade com o Outlook, mas para manter uma sincronização, a agenda deve ser armazenada na pasta "Agenda" do Outlook.
Sincronizar o Google Agenda
O Google abandonou o suporte para Google Sync para todos os usuários no final de 2012; os únicos usuários do Google que podem usar o Google Sync com Outlook são usuários pagos do Google Apps. Esses usuários incluem Google Apps for Business, for Education e for Government. Se você é um usuário do Google Apps, pode sincronizar seu Google Agenda com o Outlook usando a ferramenta "Sincronizar com o Microsoft Outlook" oferecida pelo Google. De acordo com o Suporte do Google, você pode escolher usar ferramentas de terceiros para sincronizar seu Google Agenda com o Outlook, com a isenção de responsabilidade de que o Google não oferece suporte ou responsabilidade por esses produtos.
Definir lembretes de eventos
Para definir o lembrete de evento no Outlook, abra o calendário no Outlook e selecione o evento que deseja modificar. Na guia "Compromisso", selecione a caixa suspensa ao lado de "Lembrete" e selecione quando deseja receber o alerta. Se você estiver modificando a agenda no Google Agenda, clique no evento que deseja modificar e selecione "Editar Evento". Ao lado de "Lembretes", selecione o estilo do lembrete e quando você deseja vê-lo. O padrão é "Pop-up", mas você também pode optar por receber um lembrete por e-mail.
Tipos de Alertas
O padrão de alertas pop-up funciona com o Google e Outlook - ele cria uma pequena janela pop-up que o lembra de seus eventos no horário escolhido. Na verdade, esses são os únicos tipos de alertas que você pode definir com o Outlook. Se você configurar o Google Agenda para enviar um alerta por e-mail, a mensagem irá para o endereço de e-mail associado à sua conta do Google. Se você deseja receber esses alertas no Outlook, é necessário configurá-lo para gerenciar seu endereço de e-mail.
Tarefas no Outlook
Tanto o Google Agenda quanto o Outlook oferecem um sistema de gerenciamento de tarefas, embora a versão do Outlook ofereça muito mais opções. Quando você configura uma tarefa no Google, a data de vencimento, o assunto e as notas são sincronizados com a seção "Minhas Tarefas" do Outlook. Você pode marcar tarefas como concluídas, excluir tarefas e adicionar novas tarefas em qualquer serviço. No entanto, o Google Agenda não oferece suporte ao sistema de subtarefas do Outlook. Você também não pode sincronizar categorias, atualizações de progresso, tarefas recorrentes ou lembretes de tarefas com o Google Tasks. No entanto, você ainda pode usar esses recursos nas tarefas do Outlook sem interromper o sistema de tarefas do Google.
