O fato de o e-mail ter grande importância na comunicação empresarial moderna é inegável. Todos os dias, milhões de e-mails são enviados de empresas para clientes e fornecedores, de funcionários para seus gerentes e de um colega de trabalho para outro. São vários os motivos para a preponderância do e-mail em comparação com outros meios de comunicação.
Imediatismo
O e-mail é enviado e recebido quase instantaneamente, esteja o destinatário a algumas portas de distância ou a milhares de quilômetros de distância. Por isso, o uso de e-mail agiliza a comunicação interna e externa, tornando mais rápida e fácil a transmissão e disseminação de informações importantes e permitindo atualizações de status quase em tempo real. Por sua vez, o fluxo contínuo de informações relevantes torna colaboradores e executivos mais eficientes e produtivos, possibilitando respostas rápidas a qualquer problema que possa surgir.
Manutenção de registros
As mensagens de e-mail permanecem na caixa de entrada do usuário, a menos que sejam deliberadamente excluídas, e tanto o software de e-mail independente quanto os serviços de webmail oferecem uma função de pesquisa e filtros que fazem o rastreamento de uma mensagem específica levar apenas alguns segundos. Isso cria um rastro de papel virtual que é muito mais eficiente do que documentos impressos arquivados em uma gaveta, tornando extremamente fácil extrair informações importantes da comunicação por e-mail.
Custos baixos
E-mail é uma das maneiras mais baratas que uma empresa pode usar para se comunicar, tanto interna quanto externamente. As pequenas empresas podem simplesmente se inscrever para um e-mail gratuito com provedores como Gmail, Yahoo ou Hotmail; mesmo para empresas maiores, o custo indireto de manter um servidor de e-mail dedicado é relativamente baixo. A diferença de custo é especialmente notável quando se considera a comunicação de massa. Por exemplo, o custo de impressão e entrega de um conjunto de folhetos de marketing ou carta é muitas vezes superior ao exigido para enviar as informações por e-mail.
Marketing
O e-mail permite que as empresas divulguem informações sobre seus produtos e serviços de maneira eficiente e eficaz, tanto para clientes existentes quanto para potenciais. Por exemplo, uma empresa de roupas pode configurar uma lista de e-mail na qual qualquer pessoa pode se inscrever e, em seguida, enviar e-mails semanais a todos na lista detalhando novas adições ao catálogo. Da mesma forma, uma empresa especializada em software empresarial pode entrar em contato com outras empresas diretamente por e-mail para saber se elas consideram seus serviços úteis.
