Muitos livros, periódicos profissionais e sites elogiam o papel que a Internet desempenha nos negócios modernos. Infelizmente, a Internet também pode ser um lobo em pele de cordeiro, necessitando de uma sólida política de uso aceitável de TI, independentemente do tamanho da empresa. No entanto, com um pouco de educação e diligência do usuário final, você pode minimizar o impacto que esses fatores negativos têm em seus negócios.
Distrações
Mesmo o trabalhador mais consciencioso é tentado diariamente pelas inúmeras distrações disponíveis na Internet. Você pode abrir um site de jogos online tão facilmente quanto a página de intranet da sua empresa. As contas de e-mail pessoais são outra perda de tempo potencial, com alguns provedores até oferecendo pop-ups na área de trabalho para alertar os usuários sobre novas mensagens. Sites de mídia social como o Facebook e também sites de hobby representam distrações adicionais das atividades relacionadas ao trabalho, assim como rádios da Internet e sites de streaming de vídeo. Os funcionários que assistem a vídeos na Internet também podem reduzir a produtividade de outros funcionários porque a largura de banda consumida pela mídia de streaming pode afetar negativamente o desempenho da rede.
Malware
Seja intencionalmente hospedado em sites maliciosos ou carregado em páginas da web legítimas durante um sequestro, o malware é onipresente na Internet. Os funcionários podem infectar seus computadores - e potencialmente toda a rede do escritório - baixando e instalando software malicioso disfarçado de aplicativos legítimos, como programas antivírus, jogos e ferramentas de produtividade. Nenhum aplicativo ou dispositivo de segurança é 100 por cento à prova de balas, portanto, há pouco que você possa fazer além da educação sobre as melhores práticas para impedir que malware baseado na Internet infecte os computadores da rede do seu escritório.
Representação fraudulenta da empresa
Ao enviar e-mail para clientes externos, ou postar em fóruns ou sites de redes sociais, muitos funcionários não percebem que estão colocando o endosso de sua empresa em suas comunicações eletrônicas. E-mails pessoais mal concebidos enviados de contas comerciais podem levar alguém rapidamente a uma situação difícil, e uma postagem no Facebook pode ser erroneamente interpretada como uma postura oficial da empresa. Além disso, nem todos se comunicam por escrito como o fariam pessoalmente, e é muito fácil alguém interpretar mal a intenção de um e-mail.
Reduzindo o risco
Ter uma política de comunicações eletrônicas abrangente é o primeiro passo para conter os riscos potenciais decorrentes do uso da Internet. A política deve definir versículos aceitáveis de uso inaceitável e ser facilmente compreendida por todos os usuários de computador, independentemente da aptidão técnica. Você também deve se esforçar para educar as pessoas sobre as consequências potenciais do uso inadequado da Internet, já que a maioria das pessoas tem maior probabilidade de seguir uma política se entender os “porquês” por trás dela. Além disso, você pode usar o firewall embutido no roteador do escritório para bloquear sites inadequados ou perigosos ou comprar um dispositivo de segurança autônomo que faz a mesma coisa.
