O software de contabilidade é projetado para automatizar grande parte do processo de contabilidade. O objetivo é tornar a contabilidade mais fácil, rápida e precisa. Embora o software atenda ao seu propósito, existem desvantagens em depender exclusivamente da tecnologia para suas necessidades de contabilidade. É por isso que é importante entender os fundamentos da contabilidade e também como usar o software de contabilidade.
Custo
Ao usar o software de contabilidade, você deve comprar o software e quaisquer licenças adicionais necessárias para outros usuários e computadores. Alguns softwares exigem a compra de upgrades ou atualizações para recursos adicionais. Você também deve garantir que seu computador seja capaz de executar o software. Caso contrário, você também precisará atualizar seu computador.
Dependência de Computadores
Se o seu computador travar ou os dados forem corrompidos por um vírus, você não poderá usar o software de contabilidade até que o problema seja corrigido. Isso também significa que você não terá acesso a nenhum dado inserido até que o computador esteja funcionando novamente. Seus dados também podem ser corrompidos, o que significa que você terá que inserir as informações novamente, a menos que tenha feito backup de seus arquivos. Além disso, se houver uma falha de energia, o software ficará inutilizável, a menos que você esteja usando um laptop alimentado por bateria.
Fraude
Os dados do software de contabilidade requerem níveis extras de segurança para evitar problemas como fraude e apropriação indébita. O software torna mais fácil para os usuários alterarem os dados, tornando a fraude mais fácil de realizar. Como resultado, há uma necessidade crescente de auditores internos para verificar se há imprecisões nos dados. Medidas de segurança também devem ser tomadas para limitar a quantidade de controle que os usuários têm sobre os recursos de qualquer software de contabilidade.
Software Adicional
A maioria dos softwares de contabilidade requer que você tenha software adicional para visualizar relatórios. Por exemplo, alguns programas permitem exportar dados como um arquivo PDF ou uma planilha do Excel. Isso permite que os usuários sem o programa de contabilidade visualizem os dados. No entanto, o software de visualização pode representar uma despesa adicional para o usuário.
Erro humano
Embora seja fácil escrever números incorretamente, é ainda mais fácil digitar um número incorretamente. Inserir dados no software de contabilidade muito rapidamente pode resultar em erros graves. Com o programa realizando cálculos, pode ser mais difícil rastrear a causa do problema. Planilhas, livros digitais ou livros escritos tornam o rastreamento mais simples e rápido.
Treinamento
O software de contabilidade requer que você dedique algum tempo para aprender como usá-lo. Embora você possa ser um contador experiente, ainda precisará aprender o que cada botão e comando de menu faz para usar o software de contabilidade de forma eficaz. Essa curva de aprendizado pode resultar em erros caros. Em alguns casos, o treinamento pago pode ser necessário para aprender a executar certas tarefas. Se você não tiver experiência em tecnologia, o processo pode ser ainda mais difícil.
Tempo
Muitos contadores descobrem que leva mais tempo para inserir dados em um software de contabilidade do que para escrevê-los ou digitá-los em uma planilha. Devido às telas passo a passo, o processo geralmente leva mais tempo, especialmente para aqueles que não usam o software com frequência ou ainda são novos no uso do programa. Se o software requer várias etapas para inserir dados básicos, os requisitos de tempo podem superar os benefícios dos cálculos automáticos.
