O Microsoft Outlook permite que você crie Grupos de Contatos, também conhecidos como listas de distribuição ou grupos de e-mail. Se você envia e-mail rotineiramente para o mesmo grupo de pessoas, configurá-los como um Grupo de Contatos permite que você economize tempo enviando o e-mail para o grupo em vez de inserir todos os endereços. Você também pode criar um Grupo de contatos que contenha outros Grupos de contatos. Na maioria dos casos, não há limite para o número de endereços de e-mail que você pode ter em um Grupo de Contatos.
Versões anteriores do Outlook
O Outlook 2010 e posterior não têm limite para o número de endereços que você pode incluir em um Grupo de Contatos. Em versões anteriores, o número máximo de endereços que você pode incluir em um Grupo de Contatos depende da quantidade de informações armazenadas para cada contato. Os limites típicos são entre 50 e 70 contatos, mas podem ser tão baixos quanto 25. Um Grupo de Contatos pode parar de funcionar se você incluir informações de contato adicionais para os membros; nesse caso, você pode dividir o grupo em dois Grupos de Contatos.
Exchange e outros servidores de correio
Mesmo que o número de endereços em um Grupo de contatos seja ilimitado, o servidor de e-mail pode ter limites. Em um ambiente corporativo, o servidor Microsoft Exchange pode ter tamanhos máximos para grupos de contatos. Em ambientes domésticos e de pequenas empresas, seu provedor de serviços de Internet pode bloquear e-mails que contenham mais do que um número especificado de endereços. Além disso, os emails que contêm um grande número de endereços podem ser marcados ou bloqueados como spam pelo provedor de email do destinatário ou software cliente.
Privacidade e legibilidade
Quando você envia um e-mail para um Grupo de Contatos, o Outlook substitui o nome do grupo pelos endereços de e-mail de todos no grupo, para que todos os destinatários vejam o endereço de e-mail de todos. Isso pode ocupar muito espaço na parte superior do e-mail e também levanta questões de privacidade. Se o grupo for, por exemplo, um clube de jogo e todos os membros se conhecerem, tudo bem; mas, se os membros do grupo não se conhecem, enviar a todos no grupo o endereço de e-mail de todos os outros membros do grupo pode ser uma violação séria e até ilegal de privacidade. Para evitar isso, use o campo BCC, não o campo PARA, ao enviar para um Grupo de Contatos.
Grupo de contato vs. lista de discussão
Um Grupo de Contatos é uma maneira conveniente de uma pessoa enviar e-mail rotineiramente para um grupo ou grupos de pessoas. No entanto, se um grande grupo de pessoas frequentemente precisa enviar e-mail umas para as outras, e particularmente se a privacidade for desejada, uma lista de discussão de assinantes ou um programa de lista de e-mails é a melhor maneira de ir, já que são programas baseados na Web que permitem a qualquer membro para enviar um e-mail a um grupo, usando um único endereço de e-mail.
